Recuperación de capital atrapado y eliminación de cuellos de botella administrativos en las 18 sedes
"30 días para reducir morosidad y liberar al equipo administrativo."
El análisis directo del problema, la solución y el modelo de relación que elimina cualquier riesgo para Avanterra.
Tras la reunión con IT, pudimos definir 2 cuellos de botella en la operativa administrativa.
Cada semana, entre 1.000 y 1.800 facturas circulan por las 18 sedes. Dos cosas ocurren en paralelo que están afectando directamente al resultado del negocio: primero, el equipo de Administración consume entre 3 y 4 horas diarias en una tarea puramente mecánica que no genera ningún valor. Segundo, cuando una factura no se cobra a tiempo, la empresa no lo sabe hasta que han pasado meses. En ese punto, la ventana de recuperación fácil ya se ha cerrado.
El dinero que está en la calle no es un problema de voluntad del equipo. Es un problema de sistema. El equipo de Administración es competente. El problema es que está atrapado en procesos manuales que existen porque nunca ha habido una alternativa viable — no porque sea la mejor manera de operar.
La solución existe, está probada y es compatible con el entorno tecnológico actual de Avanterra.
Monitoriza diariamente los vencimientos de todas las facturas, detecta impagos en las primeras 24–48 horas y ejecuta secuencias de comunicación multicanal (Email + WhatsApp) adaptadas al perfil de cada cliente. Sin intervención humana hasta que sea necesario escalar.
Un bot se conecta al ERP CMA por escritorio remoto cada mañana — exactamente como lo hace la administrativa hoy — y ejecuta la contabilización de facturas de forma autónoma, antes de que llegue el equipo. Sin tocar el ERP ni instalar nada en el servidor.
Impacto directo y medible — Comparativa
| Dimensión | Situación Actual | Con el Sistema |
|---|---|---|
| Tiempo en contabilización | 3–4 horas/día | 15–30 min/día |
| Horas recuperadas por año | — | +780 horas |
| Detección de impagos | Hasta 6 meses | 24–48 horas |
| Primer contacto con el cliente moroso | Semanas o meses | Día 3–5 |
| Cobertura de seguimiento de cobros | Parcial | 100% facturas · 100% sedes |
| Visibilidad financiera para Dirección | Ninguna en tiempo real | Dashboard centralizado |
Instalamos el sistema completo y lo ponemos en producción. El pago del setup se realiza únicamente cuando el sistema esté 100% operativo y la Dirección esté experimentando el valor real. No antes.
Cuatro puntos de presión que, vistos en conjunto, representan un coste anual significativo — en euros y en capacidad de gestión.
Con picos documentados de más de 1.063 facturas en una sola semana, la operación administrativa trabaja bajo una presión de volumen sistémica que la hace vulnerable a errores, retrasos y agotamiento del equipo.
Entre 3 y 4 horas diarias en un proceso que sigue exactamente el mismo patrón: abrir el sistema, contabilizar, gestionar el error, pasar a la siguiente. Sin variaciones. Sin criterio. Sin decisión. 780 horas anuales de trabajo cualificado destinadas a una tarea que no requiere criterio humano.
La revisión del estado de morosidad se realiza cada seis meses. Los primeros 3–10 días tras el vencimiento son la ventana de mayor eficacia de cobro. Avanterra está perdiendo sistemáticamente esa ventana — decenas de miles de euros anuales que quedan sin reclamar.
La clientela de Avanterra abarca desde grandes explotaciones agrícolas digitalizadas hasta agricultores rurales cuyo canal principal es el teléfono móvil. Depender exclusivamente del email significa que una parte relevante de los clientes no recibe el mensaje, o lo recibe tarde. Devoluciones evitables. Relaciones deterioradas.
No son dos automatizaciones aisladas. Es la capa de inteligencia operativa que Avanterra no tiene hoy — una infraestructura que trabaja de forma autónoma y libera al equipo humano para lo que realmente importa.
Detección automática de impagos y comunicación multicanal adaptada · Arranque inmediato
Cuando una factura vence sin cobrar, el sistema lo detecta al día siguiente. No al mes siguiente. No a los seis meses. Al día siguiente. La fuente de datos ya existe: la réplica SQL que Avanterra tiene disponible con tablas de clientes, facturas y vencimientos. El sistema solo lee — nunca escribe.
A partir de ahí, ejecuta una secuencia de comunicación progresiva y personalizada. Los mensajes no son plantillas genéricas — el sistema utiliza IA para personalizar cada comunicación con los datos de la factura, adaptar el tono según la ola de escalado y diferenciar el trato según el historial del cliente. Un buen pagador que se retrasa por primera vez no recibe el mismo mensaje que un moroso recurrente.
Ola 1 · Recordatorio 48h pre-vencimiento
El cliente confirma el pago antes de que venza
Una vez el Sistema 1 esté en funcionamiento, es posible activar un dashboard centralizado: importe pendiente por sede, ranking de morosos, tasa de recuperación por ola y alertas tempranas de morosidad recurrente. No es necesario para que el sistema funcione, pero transforma los datos de cobro en inteligencia de negocio para Dirección.
Automatización RPA del proceso de contabilización en el ERP CMA · Se activa tras validar el Sistema 1
El bot se conecta al ERP CMA por escritorio remoto — exactamente igual que lo hace la administrativa hoy — y ejecuta el proceso de contabilización de facturas de forma completamente autónoma, antes de que llegue el equipo. Utiliza reconocimiento visual inteligente (tecnología oficial de Microsoft) para identificar los elementos de la interfaz. No depende de coordenadas fijas de pantalla.
El equipo de Administración llega y encuentra dos cosas: las facturas válidas ya contabilizadas, y un informe claro con las que requieren atención — ya sea por albarán pendiente de recepcionar (con el aviso ya enviado automáticamente a Recambios) o por un descuadre de importe. El trabajo pasa de mecánico a supervisar excepciones.
| Escenario | Acción del bot |
|---|---|
| Contabilización exitosa | Tab (copia fecha) → Tab → Aceptar. Registra como éxito. Siguiente factura. |
| Error: albarán no recepcionado | Cierra el diálogo. Registra factura, sede y error. Notifica a Recambios. Pasa a la siguiente. |
| Error: descuadre de importe | Responde 'No' al ajuste (nunca fuerza). Registra la diferencia. Pasa a la siguiente. |
| Error desconocido o timeout | Captura screenshot. Se detiene de forma segura. Notifica a IT. |
Arquitectura: VPS Windows dedicado (controlado por Avanterra) que se conecta al CMA por RDP como un usuario más. Power Automate Desktop ejecuta las acciones con reconocimiento visual/OCR. No se instala nada en el servidor del ERP. Completamente reversible.
El Sistema 1 (Cobros) arranca primero: menor complejidad técnica, no requiere interacción con el ERP y genera resultados medibles desde las primeras semanas. Una vez que Avanterra comprueba el valor del primer sistema en funcionamiento, se activa el Sistema 2.
Modelo financiero construido con datos reales de Avanterra. Sin optimismo especulativo.
Impacto en Beneficio Neto (EBITDA)
El retraso de 6 meses en la reclamación de impagos es el mayor destructor de valor. Cuando se activa el Sistema Inteligente de Gestión de Cobros, el contacto multicanal en las primeras 48–72 horas cambia por completo el comportamiento de pago del cliente.
Aplicamos un escenario conservador donde solo logramos reducir la deuda incobrable en un 30%, asumiendo que el 70% restante son insolvencias reales o disputas complejas irrecuperables.
Recuperación de horas de trabajo — Coste hundido
Atender manualmente las 2.763 facturas problemáticas anuales (identificarlas, buscar el contacto, llamar/escribir y hacer seguimiento) consume una media conservadora de 15 minutos por incidencia.
Al delegar esta fricción en el sistema, Avanterra recupera 690 horas de talento humano que pueden reasignarse a tareas de alto valor: conciliación bancaria, atención proactiva a cuentas estratégicas, análisis de riesgo de clientes.
Mención Estratégica — Excluido del cálculo por rigor conservador
Para mantener este business case en su versión más rigurosa y conservadora, no cuantificamos el ahorro en intereses bancarios por adelanto de liquidez.
Acelerar el Periodo Medio de Cobro (PMC) de 6 meses a menos de 30 días inyectará liquidez inmediata en las cuentas de Avanterra. Esto reducirá drásticamente la dependencia de pólizas de crédito y líneas de descuento comercial, generando un ahorro adicional en gastos financieros (TIN) que no estamos sumando al ROI, pero que la Dirección Financiera notará desde el primer trimestre de operación.
El valor del sistema no se mide en herramientas instaladas ni en flujos automatizados. Se mide en resultados concretos para el negocio.
Redirigidas a análisis de cuentas, conciliación y gestión de relaciones con proveedores clave
Hoy, el proceso de contabilización depende de la disponibilidad, concentración y estado de ánimo de una persona. Un día de baja, un pico de volumen, una tarde de fatiga — y el proceso se retrasa o se cometen errores. El sistema no se cansa, no se distrae y no falla en los picos de carga.
Coste personalizado para Avanterra frente al impacto financiero conservador estimado en el primer año de operación.
| Setup del Sistema 1 (pago único contra producción) | − 4.850 € |
| Mantenimiento anual (12 × 300€) | − 3.600 € |
| WhatsApp Business API — Meta (estimado ~1.000 mensajes/mes × 12) | − 2.400 € |
| Coste total primer año | 10.850 € |
| Retorno estimado primer año (escenario conservador) | + 63.548 € |
| Beneficio neto primer año | + 52.698 € |
* Los costes de WhatsApp Business API (Meta) se incluyen en el cálculo como estimación conservadora de 200€/mes para ~1.000 mensajes. El importe real variará según el volumen de facturas vencidas y los canales utilizados en cada sede.
Esta sección no define solo los números. Define la relación.
Sabemos que Avanterra está integrando inteligencia artificial en sus procesos por primera vez. Somos conscientes de que la Dirección tiene que tomar una decisión sobre algo que no ha visto funcionar dentro de su propia operación, en su propio entorno, con sus propios datos.
Eso no es irracionalidad. Es prudencia. Y es completamente normal.
Nuestro modelo habitual implica facturar el desarrollo al inicio. Pero entendemos que ese modelo traslada todo el riesgo a Avanterra. Por eso proponemos invertir la estructura de riesgo de forma completa.
Diseñamos el sistema. Lo desarrollamos. Lo integramos. Lo probamos. Lo ponemos en producción. El pago del setup solo se produce cuando el sistema esté 100% operativo.
La transparencia es un principio no negociable en nuestra forma de trabajar. Asumir la inversión técnica y financiera desde el inicio no es una concesión comercial. Es una decisión estratégica deliberada por nuestra parte.
Resolver el cuello de botella administrativo y financiero de un concesionario oficial John Deere con 18 sedes es uno de los retos más valiosos en los que podemos trabajar.
Estamos dispuestos a co-invertir nuestro tiempo, equipo y recursos porque nuestro objetivo estratégico es consolidar a Avanterra como nuestro caso de éxito más representativo en el sector agroindustrial español.
No buscamos un cliente. Buscamos un partner con quien construir algo que importe.
"Ganamos cuando Avanterra gana."
Implementación secuencial: primero el Sistema 1 con resultados medibles en 4 semanas, luego el Sistema 2 con la confianza ya construida.
Una vez aceptada la propuesta, gestionaremos el acceso a la réplica SQL, definiremos las reglas de negocio y arrancaremos con el Sistema 1 de gestión de cobros.
Revisión de la estructura real de tablas de facturas, clientes y vencimientos. El sistema se diseña sobre datos reales de Avanterra, no sobre supuestos.
Qué se considera impago, días de gracia por tipo de cliente, excepciones para clientes VIP o con acuerdos especiales. Configuración del escalado a medida.
Confirmar la configuración de WhatsApp Business, revisar los textos de las 5 olas de comunicación y ajustar el tono antes de cualquier envío.
Confirmar la estructura y lógica definitiva para garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
Esta propuesta resume lo esencial. Si el equipo técnico o la Dirección quieren revisar la arquitectura completa, los requisitos de integración o las especificaciones del sistema, hemos preparado un anexo.
Todos los documentos están disponibles en una carpeta compartida de Google Drive. Acceso inmediato.
Ver propuesta técnicaAcceso directo a Google Drive · Sin descarga obligatoria